先日CXO Nightを開催しました。過去に立ち上げたUI CrunchとCXO Nightも満員御礼で盛況だったので、そのイベント運営で学んだことをまとめました。

イベントもサービスと同じで、良いユーザー体験は何かを考えながら、ユーザーは誰で何を提供すると課題解決できるかをイメージして実行していきます。

テーマ、企画の考え方

・ユーザーの課題解決になるテーマであるか。
・ググっても解決しにくい情報を提供できるか。
・それらは具体的な事例や体験談で伝えられるか。
・特定の人 / 企業の利益が前面にでてないか。

僕の場合は上記考え方で企画して登壇者に相談していきます。

イベントテーマだけで募集するとマッチングミスで来訪者の時間を浪費させてしまう可能性があるので事前にnoteで「僕がCXO Nightを開催する理由」を書く事で課題を感じる人がきてくれるように努めました。

その上で、応募時に「登壇者への質問」を集めてユーザー課題と話すテーマがマッチする調整をしていきます。

イベント開催時に考えるユーザー群
会場来訪ユーザーだけではなく、関わる全てのユーザーのためにディレクションしていきます。

400人弱応募で当選ユーザーは200人前後なので参加できなかったユーザーがlogから内容を掴めるように、オンライン発信(Twitterハッシュタグ投稿/ブログ公開)を来場者の方にお願いしました。

リアルタイムでハッシュタグを追ってる方向けに事前にスライドをシェアして、オンラインでも楽しめるようにしました。

ブログ応募枠は通常1000円の参加費を対価として無料で提供しました。
おかげさまで #cxonight のハッシュタグを追えば内容がわかるようになりました。

こんな感じでSlackにメモを記載しながら企画していく

登壇者の方の時間を奪わない運営ディレクション
登壇者の方は超多忙なので、コミュニケーションコストが増えない工夫をします。事前準備無く当日きてもらうだけでOKのコスパ運営を目指しました。

その他、具体的には
・パネルディスカッションのみでスライド準備は必要無し。
・「必要な情報をもらう」ではなく「運営で準備して修正指示をもらう」
・やりとりにメールは使わない。Facebookグループに関係者を集めてそこに情報をアップデートしていく。
・ローカル作業を排除して、クラウドやりとりで完結させる。
・エクセル・ワードではなくドキュメントはGoogle Docsで開いて修正できるように。
・来場者のユーザー属性を事前に伝えるて話す内容を準備可能に。

例えば、プロフィール掲載のやりとりも「プロフィール写真と自己紹介の用意をお願いします」ではなく「公開されてるプロフ情報を募集ページに当ててみて、修正が必要あればご連絡ください」と画像やテキストを準備するコストが掛からないように気をつけました。

登壇者の方の中には、所属企業の広報確認が必要なケースもあるので、それをしやすいように概要をまとめたドキュメントとキャプチャを送ります。

登壇者のFacebookグループはタイトルをつけて、日付を先頭に入れておくとダブルブッキング防止になります。

話す内容はランチで擦り合わせたら言語化して齟齬が無い様に

時間をもらった事での対価
みなさま依頼時に謝礼の話をせずとも了承いただけたのですが、登壇者と運営サポートの方への恩返しで謝礼ができないか考えました。最初はCampfireを検討していたのですが、Twitter経由でスポンサーが集まりました。

Amazonギフトカードをプレゼントしたのですが、物理カードを手渡すとコード入力の手間がかかるのと、恐縮されすぎて気を使わせてしまう事があるので「メッセージアプリでシェア」タイプをFBメッセージで送って数クリックでチャージできるよう貰い手の効率化を目指しました。その後、こんな返答ももらってほっこりしてまた開催するモチベーションにつながりました。

ブログを書いてくれた人への御礼としてnoteで500円サポートしてみた
本イベントは200人の抽選ハズレユーザーがでてしまったので、ブログでまとめてくれたり、グラレコをTwitterで流してくれた人はその来場できなかったユーザーへのフォローになりました。ありがとうございました。

これは今noteを書きながら思い付きで実施したのですが #cxonight のハッシュタグでnoteに投稿してくれた方に500円サポートしました。note以外のユーザーは今度会った時にコーヒーでもごちそうさせてください。

キャンセルを早めに繰り上げられるように前日メールを送っておく

その他メモ
・明らかにリクルーターや営業目的の人が来ると場が冷めるので抽選時に弾く
・Techplayのイベント管理画面はかなり使いやすいのでオススメ。
・最後片付けを手伝ってくれた @OdaKyoka / @ngngmaiko / @toyojuni / @sawamemo / @Elu_Leo ありがとうございました。

まとめ
薄く長くですが、イベント準備にかかった時間はトータルで10時間くらいな気がします。土日と平日夜に少しづつ準備をすれば開催できますので、良かったら試してみていただければと思います。

アンケートの集計結果がでたら追記します。

スポンサーのみなさまありがとうございました。
BCG Digital Ventures / CrowdWorks / Skyland Ventures / Takram

ユーザーのみなさまありがとうございました。
第3回もユーザー体験を考えながら頑張りたいと思います。